Speziell für die jüngeren Menschen, die sich für Technik interessieren spielt Minimalismus eine große Rolle. Jegliche Materialien und Produkte, die nicht benötigt werden, sollen entfernt werden. Dazu zählt ebenso das Papier. Bei den meisten Unternehmen sehen die Büros und Schreibtische so aus, als wenn Jahrelang keiner mehr aufgeräumt hätte. Jedoch kommen manchmal Rechnungen und Anleitungen, welche sich über mehrere Seiten erstrecken und um einen Überblick zu bewahren, müssen diese Zettel auf dem Tisch verteilt werden, was nicht nur unschön aussieht, sondern meistens auch noch Papierverschwendung ist.

Papierloses Büro: Digitalisierung im Unternehmen

Ein Büro und Schreibtisch ohne Papierchaos sieht nicht nur ansehnlicher aus, sondern bringt auch einige Vorteile mit sich, wodurch die Effizienz im Arbeitsalltag gesteigert werden kann. Welche Vor- und Nachteile das papierlose Büro mit sich bringt im Unternehmen und worauf es eventuell zu achten gilt, wird in diesem Artikel erklärt.

Welche Vorteile bringt ein papierloses Büro mit sich?

Ein Vorteil wurde bereits in der Einleitung angeschnitten: Der gewonnene Platz. Durch das verschwinden der Papiere, verschwinden ebenso Aktenordner und diverse Ablagen. Dieser Platz kann für neues, sinnvolles genutzt werden. Es sieht wesentlich aufgeräumter und offener aus. Dadurch, dass alle Dokumente online gespeichert werden, können mit Hilfe von Cloud-Diensten von überall auf diese zugegriffen werden.

Dabei hat man nicht nur alleinig Zugriff auf diese, sondern kann mit Hilfe von Rechtevergaben anderen Mitarbeitern ebenfalls das Recht geben bestimmte Dokumente zu bearbeiten. Dies kann vor allem bei Projekten von enormer Bedeutung sein. Somit müssen keine Absprachen alle paar Minuten getätigt werden und die Datei muss nicht ständig per Mail oder Stick weitergereicht werden, wobei gerne einmal etwas verloren geht oder beschädigt wird.

Durch das Wegfallen der Ortsgebundenen Arbeit können Überbrückungszeiten genutzt werden, um weiter zu arbeiten. Während man zwei Stunden im Zug oder im Flieger sitzt, ist es problemlos möglich mit allen Dokumenten an allen Arbeiten weiter zu werken. Natürlich wird es immer mal wieder einige Dinge geben, die z. b. gedruckt werden müssen, weil noch nicht jedes Unternehmen auf Papier verzichtet, aber im Großen und Ganzen werden die Druckkosten um ein erhebliches reduziert werden, was neben den Kosten auch Zeit und Nerven spart.

Die Nachteile der Digitalisierung

Nachteile bleiben natürlich nicht aus. Diese sind aber nicht so groß, dass sie den Vorteilen überwiegen. Dennoch sollten sie erwähnt werden, damit jeder für sich entscheiden kann, ob er mit dem Zeitalter mitgehen möchte oder lieber noch abwarten.

Deutschland ist nicht gerade ein Vorzeigeland, wenn es um den Breitbandausbau geht. Internetstörungen treten tagtäglich auf. Fällt das Internet mal für mehrere Stunden aus, so tritt gleichzeitig das Problem ein, dass auf die Dateien in der Online Cloud nicht mehr zugegriffen werden kann. Wer mit dem üblichen Office arbeitet, kann dort mit lokalen Dateien auf dem PC weiterarbeiten, wer aber bereits auf Office Online setzt, der muss eine Pause einlegen und sich nach einer alternativen Aufgabe umschauen.

Dasselbe gilt natürlich für Stromausfälle. Aber ob papierloses Büro oder nicht. Mittlerweile ist fast jedes Unternehmen mit Computern ausgestattet und ohne Strom würde nirgends mehr etwas laufen. Ansonsten bliebe nur noch die Einarbeitung, welche stattfinden muss. Im laufe der Digitalisierung werden Workflows umgestellt und die Mitarbeiter müssen sich mit neuen Programmen, sowie Datenschutzgesetzen auseinandersetzen. Dies erfordert Anfangs natürlich etwas Einarbeitungszeit. Ist diese jedoch vorüber läuft alles wie von selbst und die Vorteile kommen nach und nach zum Vorschein.