Die tägliche Arbeit mit den Office-Programmen gehört bei vielen Menschen dazu. Die Nutzung von Word, Excel und Co. ist schon Standard. Gibt es einen neuen Computer, ist ein Office Paket kaufen der erste Schritt. Aber welche Tipps und Tricks sind bei der Nutzung eigentlich besonders hilfreich?

Der Einsatz der Office-Autokorrektur

Ein Office Paket kaufen ist die eine Sache, aber fast jeder kennt das Problem, dass es bei einigen Wörtern immer zu einem Vertipper kommt. Die Wörter sind anschließend zwar unterstrichen und können korrigiert werden. Noch einfacher wäre es aber, wenn sie direkt durch das Programm angepasst werden. Das funktioniert optimal mit der Office Autokorrektur. Hier ist es sogar möglich, verschiedene Wörter direkt zu speichern, damit die Autokorrektur sie erkennt. Dafür gehen Nutzer einfach in den Button „Datei“ und wählen die Optionen aus. Sie klicken nun auf die Dokumentenprüfung und können die Optionen für die Auto-Korrektur anpassen. Ein großer Vorteil ist, dass diese Anpassungen für alle Programme von Office eingesetzt werden. Veränderungen in der Autokorrektur bei Word sind dann also auch bei Excel oder bei Outlook zu finden.

Die Zusammenführung verschiedener Dokumente

Eine weitere Option, die viel erleichtern kann, ist die Nutzung der Zusammenführung verschiedener Office-Dokumente. Manchmal kann es notwendig werden, mehrere Dokumente zusammenzufügen und das funktioniert sogar recht einfach. Der erste Schritt ist es, ein neues Dokument zu öffnen. Von hier aus geht es dann auf den Reiter „einfügen“. Es öffnet sich eine Auswahl. Bei dieser Auswahl wird nun der Bereich „Text“ ausgewählt. Von hier aus müssen sich Nutzer beim Objekt dafür entscheiden, den Text aus einer Datei einzufügen. Mit dem Klick wird sich ein neues Fenster öffnen. Um mehrere Dateien auszuwählen, sollte die STRG-Taste gehalten werden. Anschließend werden alle Dateien zusammengefügt und können abgespeichert werden. Auch das Abspeichern als PDF ist anschließend möglich.

Was passiert bei einem vergessenen Kennwort?

Wer ein Dokument schützen möchte, kann ein Kennwort vergeben. Dieses Kennwort gilt nur für das jeweilige Dokument. Aber was ist, wenn man sich an das Kennwort nicht mehr erinnern kann? In dem Fall muss noch nicht aufgegeben werden. Um das Dokument dann doch noch ändern zu können, muss es einfach nur kopiert werden. Der Text wird kopiert und anschließend in ein neues Dokument eingefügt. Hier kann es dann verändert und neu abgesichert werden. Ähnlich wie beim Zusammenführen von mehreren Dokumenten kann auch hier über das Einfügen von Text aus einer Datei gegangen werden. Oft ist aber auch Copy and paste möglich.

Schutz der Dokumente durch Verschlüsselung

Verschlüsselung von Dokumenten sorgt dafür, dass diese nicht bearbeitet und auch nicht von Unbefugten gelesen werden können. Dafür ist es möglich, mit einer Verschlüsselung zu arbeiten. Sehr gut geeignet ist diese Funktion bei den Office-Dokumenten dann, wenn diese weitergegeben werden sollen – beispielsweise im Versand per Mail. Hier kann es immer passieren, dass Unbefugte Zugriff auf die Dokumente erhalten. Damit sie nicht geöffnet werden können, wird ein Kennwort vergeben.

Um ein Dokument zu schützen, wird über den Button für die Datei gegangen. Hier kann dann das Dokument geschützt werden. Es öffnet sich eine Auswahl, über die eine Entscheidung für die Verschlüsselung getroffen werden kann. Nun wird ein Passwort ausgewählt und bestätigt. Anschließend kann die Datei verschlüsselt versendet werden. Wer das Kennwort dann wieder entfernen möchte, ist der Vorgang noch einmal durchzuführen. Nun wird aber kein neues Passwort eingegeben, sondern das alte entfernt. Dies kann nur durch die Person durchgeführt werden, die auch für die Verschlüsselung gesorgt hat.

Durch den Einsatz von verschiedenen Tipps und Tricks kann die Nutzung der Office-Dokumente noch einmal deutlich optimiert werden. Oft ist den Nutzern nicht bewusst, wie viele verschiedene Eigenschaften es bei Word und auch Excel gibt, die für eine Erleichterung sorgen können.